Puisque les modératrices NE RÉVISENT PAS les messages envoyés au groupe de discussion PAR-L, S.V.P. soyez BRÈVES. Évitez d'inclure dans vos messages à la liste l'ensemble du texte du message auquel vous répondez. Également, l'information retransmise d'autres sources doit être révisée avant d'être soumise à PAR-L (éliminez les codes HTML, l'information superflue ou les adresses de courriel). Certaines abonnées doivent payer des frais selon le nombre ou la longueur des messages reçus ou encore selon le temps requis pour la transmission. Soyez courtoises et envoyez un message que vous voudriez vous-mêmes recevoir et lire. Les longs messages dépassant 250 lignes (environ 10 000 KB) ne seront pas acheminés à la liste.

Les messages devraient toujours comporter un SUJET descriptif et inclure certaines sections du message initial auquel vous répondez afin que les abonnées puissent suivre le fil de la discussion et savoir si votre message traite d'une question qui les intéresse.

Il importe de TOUJOURS écrire votre NOM et votre ADRESSE DE COURRIEL à la FIN de CHAQUE envoi puisque certains systèmes de courriel n'identifient pas l'expéditrice du message dans l'en-tête. Des personnes pourraient vouloir communiquer avec vous pour discuter de questions qui n'intéressent pas les autres abonnées. Votre signature ne devrait pas dépasser quatre lignes et elle ne devrait pas être envoyée sous forme de fichier joint.

Les messages envoyés à la liste ne doivent pas inclure de FICHIERS JOINTS (attachments), puisque plusieurs abonnées ne peuvent pas les lire. Toute information devrait être inclue dans le corps même de votre message.

Toutes sortes de messages sont envoyés à PAR-L, certains demandant des réponses privées alors que d'autres requièrent que les réponses soient affichées à toute la liste. Lorsque vous répondez à un message affiché à PAR-L, veuillez vous assurer que vous répondez à la bonne personne et au bon endroit! En général, les courts messages offrant des remerciements ou des félicitations, ou encore sollicitant des informations supplémentaires, devraient être envoyés directement à la personne concernée. Les messages qui offrent une opinion ou des informations pouvant intéresser l'ensemble des abonnées devraient être envoyés à la liste.

Si vous souhaitez envoyer votre message à l'ensemble des membres de la liste, vous n'avez qu'à utiliser la touche « répondre » de votre logiciel de courriel. Vous enverrez ainsi votre message à PAR-L@unb.ca. Il sera lu par les modératrices et affiché à la liste s'il respecte nos lignes directrices.

Veuillez vous assurer d'indiquer le SUJET DE LA DISCUSSION à la section Objet de votre courriel et n'incluez que les parties pertinentes du message original, ce qui aide toutes les lectrices à tenir compte de la discussion originale. De plus, une section Objet bien remplie aide les abonnées à décider si le message les intéresse. TOUJOURS inclure votre NOM et votre ADRESSE DE COURRIEL à la FIN de CHAQUE message que vous transmettez à PAR-L puisque certains systèmes de courriel n'identifient pas l'expéditrice du message à la section Objet.

Lorsque vous voulez envoyer une réponse privée à un message, vous devez contacter directement l'abonnée à PAR-L. Plutôt que d'utiliser la fonction « Répondre », vous devez noter le nom et l'adresse de l'auteure et les recopier à la ligne « Pour » ou « À » de votre message. Vous souhaiterez peut-être aussi copier-coller certaines parties du courriel original auquel vous répondez dans votre courriel privé à l'abonnée à PAR-L.

Les pièces jointes (attachements) sont des fichiers que vous joignez à votre message électronique pour qu'ils soient transmis en même temps que votre message. Les pièces jointes peuvent être des documents produits par un logiciel de traitement de texte, des images graphiques, des données tirées d'une base de données ou d'autres fichiers.

Veuillez ne pas envoyer de messages à PAR-L sous formes de pièces jointes.

Notre système Unix est incapable de traiter les pièces jointes; il est impossible de les acheminer à notre groupe de discussion. Pour cette raison, nous refusons les messages envoyés sous forme de pièces jointes. De plus, plusieurs abonnées à PAR-L utilisent des serveurs qui ne peuvent ouvrir les pièces jointes. Nous devons aussi refuser les pièces jointes puisque des virus peuvent être transmis par leur intermédiaire. Cela n'arrive que si vous ouvrez la pièce jointe contenant le virus; le problème sera évité si vous éliminez le courriel (le message et la pièce jointe) que vous venez de recevoir.

Plusieurs personnes ne savent pas que leur logiciel de courriel peut automatiquement créer des pièces jointes accompagnant leurs messages électroniques. Les logiciels de courriel de Netscape ou de Microsoft sont souvent configurés par défaut pour envoyer du texte et des pièces jointes. D'autres logiciels de courriel, par exemple Pine, enverront aussi des pièces jointes MIME si le texte du message contient des caractères non standard. Vous devriez normalement pouvoir vérifier cette option dans les paramètres de configuration de votre programme de courriel.

Veuillez communiquer directement avec les modératrices de PAR-L à PAR-L-MODERATORS@unb.ca si vous continuez à constater des erreurs entourant les pièces jointes.

De plus en plus, nos abonnées utilisent Netscape Messenger, Microsoft Outlook ou Exchange pour expédier leurs courriels. PAR-L a donc eu des problèmes associés à l'augmentation inutile des pièces jointes, qui sont souvent transmises sans que l'expéditrice ne le sache. Ces pièces jointes contiennent des messages inutiles en double sous forme de codes en HTML, ou encore le fichier de signature de l'expéditrice. Plusieurs systèmes de courriel sont incapables de traiter les pièces jointes; l'envoi de messages contenant des pièces jointes crée des problèmes pour PAR-L et pour ses abonnées.

Pour toutes ces raisons, PAR-L et plusieurs autres groupes de discussion ont adopté une politique interdisant les pièces jointes. Cependant, plusieurs abonnées ne savent pas qu'elles expédient des pièces jointes, et lorsqu'elles en sont informées, elles ne savent pas comment modifier leurs options de courriel pour les éliminer.

Voici certaines solutions de base au problème des pièces jointes :

Pour empêcher Netscape Messenger d'envoyer un message en double sous forme de codes en HTML à la fin de votre message normal, choisissez Édition, Préférences et ensuite Préférences de courrier et de nouvelles. Cliquez sur le +, et ensuite, de la liste affichée, choisissez Format. Vous verrez, au haut, deux possibilités : « utiliser l'éditeur HTML pour composer les messages » ou « utiliser l'éditeur de texte simple pour composer les messages ». Assurez-vous de choisir l'éditeur de texte simple. Vous pourriez aussi vérifier la deuxième option sous Format : « convertissez le message en texte simple ».

Veuillez vérifier aussi la rubrique Identité (sous Préférences de courrier et de nouvelles) et assurez-vous que l'option du bas (« Joignez ma carte personnelle aux messages sous forme de vCard ») n'a pas été cochée. Autrement, vous enverrez votre fichier signature sous forme de pièce jointe.

Pour empêcher Microsoft Outlook d'envoyer des pièces jointes en HTML, veuillez suivre les instructions suivantes : choisissez Outils, Options, Envoyer et ensuite Format d'envoi du courriel et cochez la case Texte simple (plutôt que html).

Pour empêcher Microsoft Exchange d'ajouter une pièce jointe binaire WINMAIL.DAT, branchez-vous au site Microsoft et consultez l'article de la Banque de connaissances intitulé « Empêcher l'envoi de WINMAIL.DAT aux utilisateurs d'Internet ». Lorsque le courrier est envoyé sur Internet par un client de Microsoft Exchange, un fichier WINMAIL.DAT peut être annexé au message. Cette pièce jointe contient de l'information sur le texte enrichi Microsoft Exchange pour le courriel envoyé. Le fichier WINMAIL.DAT peut être inutile aux récipiendaires ne se servant pas de Microsoft Exchange. L'information dans le fichier WINMAIL.DAT peut apparaître chez la récipiendaire sous forme d'information binaire à la fin du message.

Veuillez noter que le problème survient parfois lorsque les abonnées utilisent les fonctions « retransmettre » ou « répondre à » pour répondre à un courriel affiché par une autre abonnée de PAR-L. Dans certains logiciels de courriel, le message original sera ajouté au courriel sous forme de pièce jointe.

Pour celles qui utilisent Netscape 4.5 : dans le logiciel de courriel Netscape, veuillez cliquer sur Édition, choisissez Préférences et ensuite Préférences de courrier et de nouvelles. Choisissez Messages. Si la case de droite sous Retransmettre et Répondre aux messages, En ligne, est choisie, appuyez sur OK au bas de la case droite. Le courriel retransmis ou auquel on répond sera maintenant inséré directement dans le corps du nouveau message, plutôt que d'être expédié comme une pièce jointe.

Si vous utilisez un autre programme de courriel qui peut recevoir et ouvrir des pièces jointes, il serait peut-être utile d'examiner sa configuration pour vous assurer que vous envoyez uniquement du texte simple. Le fichier intitulé « Configurer les clients du courriel pour envoyer du texte ASCII simple » (disponible à http://www.expita.com/nomime.html) contient une brève description du problème ainsi que des instructions pour changer les options de courriel et envoyer uniquement du texte simple. Ces instructions couvrent de nombreux programmes de courriel, y compris AOL, Earthlink, Eudora, Hotmail, Juno, Outlook Express, Pegasus, Poco et Yahoo.